【Pomodoro Technique】世上最簡單有效的時間管理方法

有很多行為研究經已證實Multitasking(多工作業)是百害以無一利。根據美國一項調查指出,如果我們將因為 Mutlitasking 而被浪費掉的時間轉換成金錢的話,這金額一年竟然高達65億美元!

但無論是學生還是打工族,在面對海量工作時也會禁不住希望透過 Mutlitasking 來加快工作完成的速度,結果卻得不償失。曾經我也是這樣的人,但自從兩年前接觸了一個時間管理的方法,我的工作效率和集中力可謂大幅提升!

因此接下來我會將這個極簡單易用,而且十分有效的時間管理方法和你分享!

什麼是Pomodoro Technique?

Pomodoro Technique(蕃茄工作法)這個著名的時間管理技巧是由 Francesco Cirillo 於80年代創造出來。

簡單來說,Pomodoro Technique將你的專注時間以25分鐘為一個單位(稱之為Pomodoro)。每當你專注25分鐘後,可以獲得5分鐘的休息,然後再次開始下一個Pomodoro。

看到這裡你可能覺得這個方法聽起來感覺不太困難,但事實上要從來未受過專注訓練的你集中25分鐘也不是一件容易的事,很容易便會被身邊的事物所影響而分心。

因此,接下來我會將Pomodoro Technique具體的操作方法和你分享,希望能幫你大幅提高專注力和生產力!

如何使用Pomodoro Technique去提升工作效率

Pomodoro Technique大致上可以分為以下四個步驟:

Pomodoro Technique的簡單圖解

步驟1:準備好你的待辦事項

無論是實體筆記本還是像Todoist這樣的待辦清單APP,你都必須有個地方把你所有需要做的事情羅列出來,並排好優先次序。

步驟2:計時25分鐘(一個Pomodoro),開始做最重要的事項

用手機內置的鬧鐘或相關的工具(下面會詳細介紹不同的Pomodoro Timer)計時25分鐘,然後開始進行你待辦清單中最重要的任務。

過程中必須要100%完全專注在所選擇的任務,緊記提前將手機通知等潛在的 distractions 移除!如果你覺得你很容易會分心的話可以看一看我另一篇文章

步驟3:鬧鐘響起!休息5分鐘

鬧鐘一響你可以馬上停下手頭上的工作,計時5分鐘作休息用途。

在這5分鐘期間緊記要專注地休息!你可以去一下洗手間、滑一下手機看看Instagram或Facebook,但千萬不要做或想和剛才工作有關的事情,否則這5分鐘絕對算不上什麼休息。

步驟4:重複步驟2、3,直到完成4個Pomodoro

小休5分鐘後你可以再次計時25分鐘並繼續進行你剛才在進行的工作。如果你已經完成了第一個任務,則可以按照你一開始排的先後次序去挑選下一個要進行的任務。

當你完成第4個Pomodoro的時侯,你可以來一段長度為15分鐘的大休,再重新開始下一個循環。

Pomodoro Technique的注意事項

#1 Pomodoro中間必須要保持集中

一個Pomodoro(即25分鐘)不可以被分割,亦不存在半個Pomodoro的概念。一旦你的Pomodoro被打斷,就應作廢。因此如何在該25分鐘避免被打斷是十分重要的!

而一般來說打斷因素可以分為兩大類:

  1. 內部打斷:指的是在集中的時侯內心會產生一些想法從而打斷手頭上的工作。面對這個情況,你應該馬上將腦海中的想法寫下來,並於休息時間再決定如何處理。
  2. 外部打斷:指的是別人突然打擾你或為你安排新的任務。面對這個情況我建議你到一個別人不能干擾到你的地方進行Pomodoro或事先和同事講清楚在什麼什麼時間不要打擾自己。

如果你想更深入去了解令你分心的原因和應對方法,你可以閱讀一下我另一篇文章:《令你工作效率大跌95%的四大原因》,裡面會有更加詳細的解說!

#2 在黄金時間使用Pomodoro Technique會效果倍增

人的專注力和精力是十分有限的,我們不可能一天24小時都一直保持亢奮、高效率、高集中的狀態。這就需要我們要找到屬於自己的黃金時間—— 即一段自己狀態良好容易保持高效的時間段

比如在一天8小時的工作時間裡,我們可以在上午10點-12點,下午3點-5點作為自己的黃金時間。在這段時間裡做重要的事,並且在這段黃金時間裡使用Pomodoro Technique。其他的工作時間可以安排相對隨意,或作開會、進行會議之用。這樣有張有弛,在實踐中人也不容易產生疲倦和畏難情緒。

除此之外,我們也可以在工作以外的時間裡確定一段黃金時間用來完成自我成長,比如晚上8點到9點,用來健身、讀書、充電等等。不需要佔用太多自己的娛樂時間,但長此以往堅持下去,你一定會收穫一個更加優秀的自己!

#3 保持彈性,不要一成不變

在實踐時間管理方法裡有個很多人容易走進的誤區就是一味的迷信權威,完全照搬書中的方法到現實世界。

對於實踐Pomodoro Technique,每個人可以按照自己的需要去作出調整。比如我們不用拘泥於一個Pomodoro一定是25分鐘,你可以根據自己的實際情況調整成20分鐘或者40分鐘,休息也可以靈活安排。

以我自己為例,我由一開始的25分鐘慢慢調整到現在的50分鐘,再按比例去調整休息時間的長度。

另外每個人的黃金時間段也是不同的,有些夜貓子習慣在夜深人靜時做重要的事情,而有些早起星人則習慣早起做重要的事情。這些都可以因人而異,靈活調整。

Pomodoro Technique的優勢

在使用Pomodoro Technique之前,相信你也曾聽過或用過其他時間管理的方法,例如是由David Allen所研發的GTD(Getting Things Done)。

就個人以言,我認為Pomodoro Technique比起GTD或其他方法有兩個很重要的優勢:

#1 簡單易用

基本上任何人讀完這篇文章都能馬上理解到Pomodoro Technique的核心和用法,真正做到即學即用。

#2 不需要複雜的工具

Pomodoro Technique所需的工具極為簡單,一份清單、一支筆、一個計時器即可。

再加上因為Pomodoro Technique的普及,坊間已經有不少工具或app讓你能夠更有效地去執行Pomodoro Technique。

在下面我會再詳細介紹不同的Pomodoro Timer工具。

Pomodoro Timer工具推薦:App(iOS、Android)、桌面

其實大家只要在Google搜尋”Pomodoro Timer”就會有一大堆付費/免費工具助你去運用這個Pomodoro Technique去提升生產力。

但由於選擇實在太多,下面我會為你分析和推薦一下幾個比較熱門好用的Pomodoro Timer。

手機應用(iOS、Android)

Forest

Forest將Pomodoro Technique融入了遊戲化元素,把它打造成一個種樹的遊戲。

開始計時時會相當於種下一棵種子,如果你可以做到在25分鐘之內不用手機、不被打斷,你的種子就可以成功長成一棵大樹。如果中間你忍不住打開了手機則這棵樹就會枯萎。

在過程中,如果你忍不住看手機,還會出現一些打氣的話語還提示你。app還會自動統計你每天成功的種了幾棵樹,枯萎了幾棵樹。

使用這個app的好處是可以智能的幫你自動統計好集中的時間和進行了多少個Pomodoro。而且當你忍不住要看手機時出現的提示話語,也能有效地幫你返回工作狀態,這對克服手機重度依賴症患者俱有很好的療愈作用。

潮汐

潮汐也都是基於Pomodoro Technique的原理去設計,讓用戶可以先預設一個Pomodoro的時間,然後再點擊開始計時。

這個app的特色是畫面清新,同時也有不同的白噪音作為背景音,讓你能更有效沉浸在眼前的工作。

這款app結合了番茄工作法和白噪音,在完成一個Pomodoro後會自動提醒你休息5分鐘,之後也會再提醒你繼續工作。同時也會自動統計你總共專注了幾次。

潮汐app最大的優點就是簡潔,畫面清新,功能也比較單一。

當你需要注意力高度集中的完成一些事情的時候白噪音能很好的幫助你靜下心,進入心流狀態。

Pomodoro Timer 桌面(電腦)版軟件

Focus Booster

Focus Booster 是目前我覺得好看、順暢又好用的電腦版番茄鐘軟體,他同時有 Windows 版、 Mac 版與網頁版可以使用。

對我來說它的免費版已經可以完成基本的時間計時功能,沒有付費解鎖進階的必要。

而且在計時中,它會有一個小計時器常駐桌面螢幕的頂部,讓我可以一邊工作,一邊看到倒時計,一邊保持 25 分鐘的專注力的維持。

Marinara: Pomodoro® Assistant(Google Chrome插件)

Marinara是Google Chrome的插件,最大優勢當然是你不用額外下載其他軟件就可以用到。

但如果你不是用Chrome或工作時不太多用Chrome的話,這個插件可能就不太適合你了。

最後總結:用了Pomodoro Technique兩年的心得分享

我曾經也是一個什麼都不會,感覺自己亂七八糟的人,而Pomodoro Technique可以算是我第一個接觸的時間管理工具。

一開始我發現要在25分鐘內只集中在一件事上,連手機都不可以滑一下原來是這麼困難的一件事。這亦正正反映出自己的專注力本身是非常非常的差。

提高集中長度

慢慢堅持下來後,我發現自己已經能輕鬆的集中25分鐘,而且坦白說效率亦提升了不少,這是我第一次感到自己是一個有生產力的人。

但正如上面所說的,25分鐘為一單位的Pomodoro對我的工作性質來說還是比較短,因此我開始慢慢調高集中時間,由25分鐘到30分鐘,再慢慢上升至50分鐘,訓練自己的集中長度,同時亦配合自己的工作性質。

最後階段:忘記Pomodoro Technique

去到兩年後的今日,坦白說我已經沒有在用Pomodoro Technique了。因為對我來說前兩年堅持使用這個方法是對我專注力的一種訓練。

當你訓練到某個層次時,你再也不需要Pomodoro Technique,真正達到「忘我」的境界。

希望看到這裡的你,也能好好運用Pomodoro Technique去提高你的專注力、生產力,相信你很快就會見到改善和進步!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like

【心得教學】最新 Google Drive (雲端硬碟)電腦版

Google 最近推出了全新的電腦版 Google Drive(雲端硬碟),同時支援 Windows(PC) 和 Mac!功能比起以前的更強大,但使用上也同時變得複雜。 因此在這篇文章中,我會為大家詳細介紹在新版的 Google Drive 中的注意事項、節省自己電腦硬碟空間的方法,以及我認為最合適和高效的設定方法! Google 雲端硬碟電腦版的兩大串流方法 這次 Google 為大家提供了兩種將雲端檔案同步到電腦硬碟的方法,大家務必留意兩者的分別。因為一不小心選錯串流方法,很有可能會讓你的電腦硬碟的位置一下子就沒了! 方法一:串流檔案(Stream Files)…