【深度工作】用對工作方法能把你的工時大幅縮減90%!

我以前總會有著「明明工作了很久,但卻好像沒有做出什麼成績來」的感覺,也就是說你把時間花在與你目標不一的任務上,所以無論你看起來多努力也好,也只是「看起來」或是白忙一場。

直到我閱讀了 Cal Newport 的《深度工作力》(Deep Work)以後,我終於明白了以前的工作態度和風格有什麼問題,從而想清楚真正能讓自己前進的工作和任務是什麼。

在這篇文章中,我會把整本書共60,000多字的內容做一個極濃縮的總結,讓你能快速的吸收書中的精華和最實用的內容。看完這篇文章你已經可以馬上有一些收獲,開始著手去改變自己的工作風格!

深度工作 VS 淺薄工作:你的時間用對了嗎?

Cal 在書中的開首就把工作分為兩類,分別為深度工作(Deep Work)和淺薄工作(Shallow Work)。要理解整本書的內容,首先就要確確實實的明白什麼是深度和淺薄工作。

深度工作——在不被干擾的狀態下專注進行的專業工作

Cal指出深度工作不單單能使人的認知能力達到極限,這種能力更加能為社會、人類創造出新價值、提升自己的技能,而且難以被複制。

這樣聽起上來好像很抽象和複雜,下面有一些不同職業深度工作的例子:

  • 作家:寫作(像我一樣)
  • 教授:進行研究、撰寫論文
  • 工程師:寫程式

簡單來說,深度工作需要高度集中注意力、同時運用複雜的知識和技能才能完成。

淺薄工作——瑣碎、費時且不會創造太大價值的工作

深度工作的相反就是淺薄工作,Cal定義它為對認知要求不高、瑣碎、費時,且不會創造太大價值的工作。一般情況下大家都會在受到干擾的情況下進行淺薄工作。

淺薄工作一般都不會為世界創造太多新價值,而且容易被複製。 例如是收發電郵、處理行政文件、頻繁的會議等等。

淺薄工作雖能讓你看起來很忙碌,但這種忙碌卻沒有為你生產任何有價值的事物。

深度工作力的重要性

在了解完什麼是深度和淺薄工作後,Cal認為在新經濟體系中有兩項能力是十分重要:

  1. 極速學習新事物的能力
  2. 高質高效地創造價值的能力

而上述兩項能力的強弱均需要你能有效地進行深度工作!

多工作業的問題——注意力殘留(Attention Residue)

有研究指出,當你從任務A切換到任務B時,你部分的注意力會殘留在原先的任務中。當你不能100%集中在一個任務上,生產力自然會大幅下降並影響你的表現。

而在網絡時代,大家都習慣了所有事情都可以在瞬時發生,收發電郵、於社交媒體上查看好友的最新動態、玩三分鐘的手機遊戲。網絡的便利令大家更容易被分散注意力,而不斷在任務間切換就會造成上面提及的注意力殘留現象。

其實世界上會令你分心的原因主要有四個,想更深入了解四大令你分心的原因和解決方法,可以看看我早前寫下的這篇文章

深度工作的四大哲學

在教你如何執行深度工作前,你必須先明白深度工作的四大哲學。

你可以把這些「哲學」想像為執行深度工作的「風格」。就像你穿衣服有不同的風格一樣,中間沒有對與錯,純粹要找出一個合適你的風格。

1. 雙峰哲學(Bimodal Philosophy)

這個哲學十分容易理解,就是把你的時間分為深度時間和淺薄時間兩類時間。

  • 在深度時間裡,你應該追求高強度、無干擾的專注。
  • 在淺薄時間裡,你可以做其他瑣碎的事情、或者處理和非首要目標相關的任務(如回復電郵、出席會議等等)。

例如你可以把自己每天的早上9點到下午1點設為深度時間,再把剩下的時間理解為淺薄時間。再按照這個時間深淺程度的劃分去安排你每一天的任務。

2. 節奏哲學(Rhythmic Philosophy)

節奏哲學認為最簡單啟動深度工作的方法就是把它轉換成一種習慣,就像你每天起床都會刷牙一樣,讓自己不需要思考或投入精力便能自動進入深度工作的狀態。

而要建立這個習慣就必須要安排到固定、長時間且不會受到干擾的深度工作時間,否則如果你每天進行深度工作的時間都不一樣的話,那麼你怎麼可能可以養成一個固定的習慣呢?

一般以言,一大清早或睡覺之前是你最容易控制的時間。例如你可以固定每天早上6點到8點(上班/上學前)或晚上10點到12點都必須進行深度工作。持之以恒,你就能在指定時間自動打開你大腦深度工作的「開關」了!

3. 新聞記者哲學(Journalistic Philosophy)

奉行這套哲學需要你具備能快速在深度工作和淺薄工作間進行切換的能力。就像新聞記者一樣,在日程中隨時可插入深度工作的方法。

只要有空閒時間,立刻能進入深度工作模式。

但很明顯這種隨意切換工作模式的能力是需要練習和培養的,固我認為不太適合新手使用。

如果你對自己隨時進入深度工作模式的能力有信心的話,這種方式可以幫你在緊密的日程安排中擠出大量深度工作的時間。因為對這類人來說,連短至數分鐘的碎片化時間都可以用來進行深度工作!

4. 禁慾主義哲學(Monastic Philosophy)

禁慾主義哲學是四種哲學中最極端的一種,這需要你將自己放在一個絕對封閉的環境中,從而避免任何干擾,就像要「閉關練功」一樣。

選擇這種模式的群體一般具有明確而且價值極高的職業目標追求,而且在職業上取得的大部分成就是由於工作表現突出,清晰的目標能夠讓他們排除無關痛癢的事情。


看完這部分相信你也會大約找到一個比較適合自己的深度工作的哲學。無論你的選擇是如何,最重要是要為自己設定深度工作的習慣。要陪養深度工作的習慣就必須回答下面四條問題:

  1. 你會在在哪裡進行深度工作
  2. 深度工作的時間有多長
  3. 工作開始後如何繼續工作
  4. 如何支持自己的深度工作(散步或其他能讓大腦保持清醒的活動)

逐漸培養屬於自己的工作習慣,減少不必要的意志損耗,令自己能更快進入深度工作的狀態。

強化深度工作力#1:擁抱無聊,減少對分心事物的依賴

有研究指出,一旦你的大腦習慣了隨時分心,即使你在想要專注工作時,也會很難擺脫這種惡習。因此你必須要高強度地提高自己的注意力,同時還要不斷地去克服分心的慾望。要做到這兩者,Cal在書中也給出了一些可操作的建議:

1. 預先規劃好上網時間,其餘時間避免使用網絡

上面也有提過在這個新世代,網絡是造成你分心的主要原因。

由於很短暫的干擾也會顯著延長完成一項任務所需要的時間。當你在進行深度工作時,一個突然彈出的信息,即使你沒有理會,但你的大腦已經對干擾做出反應,從而打斷你專注力。

預先規劃上網時間可以避免你不停查看社交媒體、YouTube等平台,增強自己專注的強度。

如果你能配合蕃茄工作法(Pomodoro Technique),於中間的小休時間才會上網,或反過來把「上網」作為成功深度工作的獎勵,相信定必能再次提高你深度工作中的效率!

如果你想要知道如何使用 Pomodoro Technique 的話,可以看一看《【Pomodoro Technique】世上最簡單有效的時間管理方法》。

2. 無聊時將專注力集中在一件「定義明確的難題上」

如果不減少對令你分心事情的依賴,增強專注力的努力可能就會白費。因此即使你感到十分無聊時,也千萬不要把大腦交給淺薄、容易獲得即時反饋的遊戲或社交媒體上。

因為當你的大腦一旦適應分心狀態,要再次專注就變得異常困難!

要降低自己對遊戲或社交媒體的依賴,就要預先準備一件具體、清晰的任務,讓你即使在無聊的碎片化時間裡(洗澡、散步、上班通勤路上),都可以進行有意義的任務。(例如是寫文章或商業計劃書等)

長遠下來你要陪養自己能在無聊時,自動去藉手進行一些有意義的任務,而非打開手機隨便看看。

3. 給任務設定時限並強逼自己於限時內完成

根據最小阻力原則(The Principle of Least Resistance):在工作環境下,若各種行為對於底線的影響沒有得到明確的反饋意見,我們傾向於採用當下最簡單易行的行為。

也就是說在缺乏量度指標的情況下,大多數人會選擇最輕鬆的行為或方式去完成任務。

而「時限」是一個適用於所有類型任務的指標之一。要理解這個原則背後的意思,你只需要比較一下一項「有時限的任務」和「沒有時限的任務」對你來說有什麼不同就可以了。

以下為前美國總統羅斯福的工作方式:

  1. 找出一項十分重要的深度工作
  2. 估算完成這項任務所需要的時間
  3. 為自己設定一個硬性的時限,並留出的時間遠少於估算的時間

也就是說如果你認為自己需要1小時才能完成這個任務,那就為自己設定45分鐘的時限吧!這樣能強逼你把大腦的每一束空閒的神經元來處理任務,直到你用自己不懈的高度精力來集中解決任務!

強化深度工作力#2:遠離無效社交,謹慎選擇網絡工具

人的注意力本來就十分有限,當你使用得越多社交媒體和網絡工具時,你的注意力就會更加容易被分散。因此要訓練自己的集中力,我們必須要:

  1. 戒掉社交媒體成癮的問題
  2. 小心選擇網絡工具

1. 如何戒掉社交媒體成癮?

Cal指出我們應為自己的大腦安排一些高質量、有意義的活動。讓自己在無聊時去進去,從而把我們從無效社交的「黑洞」中撈出來,還可以訓練我們的專注力。

讓我們體驗到什麼是生活,而不僅僅是生存。

2. 撰擇網絡工具的心法

大多數人在決定會否使用一個工具時,只會看它為你帶來的利益或好處,卻無視了它帶來的壞處和問題。

例如使用Facebook的確可以幫助你隨時緊貼朋友的動態或最新資訊,但它同時會浪費了你不少時間。

在選擇工具前你必須衡量一下它為你帶來的好處和壞處,只有在好處遠遠比壞處大的時侯才應該考慮去使用這個工具。

強化深度工作力#3:摒棄淺薄工作,掌握工作的主動權

Cal並不是完全否定淺薄工作的價值,但是「過度的淺薄工作會佔據你深度工作的時間」是無可否認的事實。就此Cal為大家提出了幾個可行的建議:

1. 減少淺薄工作的佔比

假設你每天工作八小時,如果當中大部分時間都花在各種會議、回復電郵、瀏覽網頁等淺薄工作上,那麼你能花在深度工作上的時間勢必會被擠壓!

2. 做好工作日程規劃

為了避免被繁瑣雜事佔滿日程,每天的工作事項都要提前做好規劃。

深度工作要求你尊重自己的時間,提前規劃好你今天要做什麼並思考如何讓產出最大化。當然你的工作計劃可以是靈活的,允許根據突發事件進行修改。

而其中一個最簡單易用、且十分有效的日程規劃方法叫做「Time Blocking」,想了解更多的話可以閱讀一下《【Time Blocking】連 Elon Musk 都在用的時間管理法》。

最後總結和感想

在我看過眾多和 Productivity、Time Management 相關的書藉中,Cal Newport的《Deep Work》是其中一本我能在極短時間內完成閱讀的書本。因為書中所說的問題都是我們作為都市人每天都在面對的。

而在我自己執行 Deep Work 後的數個月,我已經能明顯感覺到自己生產力大幅提升。以往可能每天要工作 10 – 14 小時,但現在每天 3 小時的深度工作已經可以解決當日大部分、且最重要的任務!

如果你也想仔細閱讀《深度工作力》這本書的話,可以用以下連結去購買:

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