【在家工作】如何提高工作效率?(附免費協作工具)

因武漢肺炎不斷擴散的關係,不少公司都選擇安排員工在家工作(Home Office)、遠程辦公。面對突如其來的轉變,作為員工和管理者分別又會遇上什麼挑戰呢?

幸好在家工作(Home Office)於外國並不是什麼新鮮事,Forbes 的一篇文章就指出在美國就有近3%的員工都是在家工作。因此今次我閱讀了數十篇國外對於在家辦公的熱門文章並作出整合。務求為你建決以下兩大問題:

  1. 如何保持、甚至提高在家工作的效率?
  2. 遠程辦公必備的團隊協作工具

遠程辦公、在家工作所面臨的挑戰

1. 管理、溝通效率大幅下降

以往在辦公室一遇到什麼問題只需大喊一聲就可以得到即時回應。但由於在家工作團隊成員間將不能及時溝通,大家必須依賴像 WhatsApp 或 Slack 等 IM(Instant Messenger)工具去進行溝通。回復速度當然也就大幅下降。

另一方面要召開多人會議時也比較困難,大家很可能會在選擇並安裝視像會議工具花了不少時間。

2. 容易分心偷懶

以往在辦公室同事有沒有在工作一目了然,但現在完全沒有人在監督的情況下,大家很容易就會分心。

最終結果就是公司的生產力大幅下降。

即時提高在家辦公效率的好方法

首先為了加強溝通,有幾件事情會建議員工和管理者去執行:

1. 工作前進行每日早會

在每日早上開始工作前,管理者可以和其團隊展開一個 15 – 30 分鐘的早會。這個早會中應達成以下目的:

  • 讓管理者或產品經理去同步相關項目的進展和當天的目標
  • 讓團隊的每個成員去匯報一下自己的工作進度和當天的目標

至於用什麼工具去進行早會我會在下面部分再作推薦。

2. 工作中:全員保持在線

在家工作的期間所有團隊成員均需要保持在線,確保團隊有什麼需要/問題時可以隨時找到相關的人士去幫忙解決。

但大家應儘量減少在工作期間發問,因為這樣有機會打斷別人的工作,從而降低他人的工作效率(詳情可閱讀《【深度工作】用對工作方法能把你的工時大幅縮減90%!》)。

3. 工作後:匯報工作進展

在結束當天的工作前,團隊成員應簡單為當天的工作做個總結。報告應包含以下的內容:

  • 今日定下的目標和進展
  • 遇到的問題或需要幫忙的地方
  • 明天的工作計劃和目標

這樣的簡單匯報可以讓團隊間保持同步,確保大家不會出現因缺乏溝通而衍生的問題。

4. 自我管理:在家工作也需要儀式感

很多人會說在家工作很難集中、很容易分心,就住這部分我有以下的建議:

  • 保持日常的上下班時間
  • 創造可以專心工作的環境
  • 提前規劃休息和午飯的時間

至於如何才能打造一個能讓你專心工作的環境呢?我在另一篇文章中分析了四大令你分心的原因並提出了不少可行動的解決方法,有興趣的話可以閱讀一下。

在家工作必備的協作工具

在這部分我會為大家分析市面上各種免費的團隊協作和溝通工具,並作出簡單的分析,幫助你找出適合你團隊的工具!

協作、溝通軟件

Slack:團隊即時溝通最強利器

slack

有香港的初創創辦人Tim曾在HKET的報道中指出「WhatsApp的搜尋功能太差,公司運用上非常不便。相比下,Slack的頻道(Channel)與搜尋功能,對團隊溝通有很大幫助。」

而且免費版的Slack已經有強大的功能,絕對能滿足大部分企業的需要。

例如創建帳戶後主要有三種用法,分別是頻道(Channel)、個人訊息(Direct Message)和私人群組(Private Group)。你可以按照項目的需要去開設不同的頻道和群組,總好過你開無數個 WhatsApp 或 Line 的群組,然後相關資料雜亂無章。

Trello:極簡單的項目管理工具

trello

Trello 是一個簡單好用的 Kanban Board 項目管理工具,團隊可以為不同的項目創建看版(Board)和相關任務(Card)。可以說是一站式管理不同任務的好工具!

而免費版本身就可以創建最多 10 個看版,應該對中小企來說是綽綽有餘。

有興趣的可以免費註冊試用看看!更加詳細的 Trello 攻略可以閱讀一下電腦玩物的文章:《為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序

Asana:比較多功能的項目管理工具

asana

Trello 跟 Asana 基本上都是項目管理工具,二選一即可。兩者對我來說最大的分別就是 Asana 會有比較完善的功能,當然用起上來也會比較複雜。

免費版來說它雖然沒有像 Trello 這樣的看版數量上限限制,但同一個項目最多只有 15 個成員加入。

以下為幾個 Asana 相比起 Trello 比較突出的功能,大家可以按需要自行選擇:

列表看版(List View)

asana list

時間線(Timeline)(付費功能)

asana timeline

視像會議軟件

Zoom:免費版已有強大功能

「zoom conference」的圖片搜尋結果

Zoom 為李嘉誠旗下維港投資(Horizons Ventures)持股的「獨角獸」雲端視像會議軟件公司。是我個人比較推薦的視像會議工具,以下為 Zoom 部分的免費功能:

  • 無需 Zoom 帳戶也可以即時加入會議
  • 可以跨平台使用(手機、電腦、平版電腦均可使用)
  • 最多可有 100 名參與者同時加入
  • 可以即時分享屏幕

除了以上的免費功能外,它其實還有一些很強大的付費功能(例如錄製會議內容至雲端並將音頻自動轉為文字)。但相信 Zoom 對大部分企業來說是一個不錯的 Video Conferencing 的選擇!

Google Hangout:適合慣用 Google Drive 的小團隊

「google hangout call」的圖片搜尋結果

只要有 Google 帳號就能免費使用,用戶也無須下載任何軟件,只需打開頁面便能馬上進行視像會議。

而且 Google Hangout 和 Google Drive 等工具有協同效應,例如在會議中間能隨時打開 Google Doc 並與成員共同編輯等等。

Google Hangout 的免費版最多可以讓 10 位聯絡人同時進行視像會議。綜合以上分析,Google Hangout 比較適合主要用 Google Drive 共享文件的小團隊。

總結

簡單而言,在家工作或遠程辦公的最大挑戰為溝通和時間管理,希望上面的心得和工具推薦能幫助你和你的團隊加快適應在家工作的模式!(建議管理者把這篇文章分享予你的團隊,讓大家對在家工作都有更深入的認識!)

另外我也撰寫了一篇有關時間管理的文章,文中我分享了連 Elon Musk 和 Bill Gate 都在用的一個時間管理法,希望能幫助你好好安排在家工作的時間!

立即閱讀《連 Elon Musk 都在用的時間管理法》!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like